Nieodłącznym elementem działalności każdej firmy, zatrudniającej personel, są różnego rodzaju dokumenty dotyczące członków kadry. Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej mają istotne znaczenie dla zarządzania zasobami ludzkimi oraz dla spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. W poniższym artykule dowiesz się, czym dokładnie są akta osobowe pracowników, jakie dokumenty je tworzą oraz jak je przechowywać?
Czym jest dokumentacja pracownicza i jakie są jej rodzaje?
Zbieranie i przechowywania podstawowych informacji na temat pracowników jest wymogiem prawnym oraz podstawą sprawnego zarządzania zespołem. Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów dotyczących zatrudnienia i przebiegu pracy poszczególnych osób. Dzieli się ona na dwie kategorie – akta osobowe pracowników oraz dane bieżące. Pierwszy grupa dokumentów zawiera informacje o zatrudnieniu, kwalifikacjach, przebiegu pracy i ewentualnych nagrodach czy karach. Dane bieżąca obejmuje natomiast umowy, świadectwa pracy i listy płac.
Z czego składa się dokumentacja pracownicza?
Katalogując informacje na temat pracowników, warto wiedzieć, na co należy zwrócić szczególną uwagę. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą bowiem różnorodne dokumenty, które są niezbędne do prawidłowego prowadzenia działalności firmy. Należą do nich między innymi dyplomy, certyfikaty oraz zaświadczenia, potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika. Ponadto, w dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się informacje dotyczące przebiegu pracy, np. oceny okresowe, wnioski urlopowe i protokoły szkoleń.
Jak przechowywać akta osobowe pracowników?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest ściśle regulowane przez przepisy prawa pracy. Akta osobowe pracowników powinny być chronione przed zniszczeniem, utratą czy nieuprawnionym dostępem. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest przechowywanie akt w specjalnych szafach lub cyfryzacja wrażliwych danych. Ważne jest, aby pisma były odpowiednio oznaczone, co ułatwi ich wyszukiwanie. Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe w wersji papierowej przez okres 50 lat od zakończenia współpracy lub elektronicznej – przez 10 lat.
