Elektroniczne formy dokumentacji lub plików przechowywanych w postaci cyfrowej cieszą się coraz większym zainteresowaniem w przedsiębiorstwach. E-teczki, bo o nich mowa, umożliwiają efektywne zarządzanie dokumentacją i przyspieszenie procesów w organizacjach.
Czym jest e-teczka?
E-teczka to odpowiedź na rozwój wszechobecnej technologii. Dzięki niej procesy kadrowo-płacowe stają się bardziej zautomatyzowane, co przekłada się na lepszą i produktywniejszą pracę zespołów kadrowych. E-teczka to alternatywa dla tradycyjnej formy zbierania i przetrzymywania akt osobowych pracownika.
Jak korzystać z e-teczki?
Co do zasady korzystanie z elektronicznej wersji akt pracownika jest bardzo podobne do tej papierowej. Różni je tylko sposób przechowywania, bowiem nie mamy już do czynienia z grubymi segregatorami wypełnionymi dokumentami. Zastępuje je nowoczesny system służący do przechowywania dokumentów w wersji zdigitalizowanej.
W jaki sposób następuje digitalizacja dokumentów?
Dokumenty do e-teczki trafiają w formie skanu wersji papierowej. Coraz częściej jednak mamy do czynienia także z dokumentami, które nigdy nie zostały wydrukowane ponieważ nie było takiej potrzeby np. zostały podpisane elektronicznie. Takie dokumenty mogą od razu trafić do systemu.
Dlaczego warto wybrać e-teczki?
- ekologia
Pierwszym powodem, który przemawia za wprowadzeniem w swojej firmie e-teczki jest ekologia. Dzięki stosowaniu elektronicznej wersji dokumentów nie musimy zużywać papieru oraz tuszu do ich wydrukowania.
- wzrost bezpieczeństwa danych
Przechowywanie akt osobowych w nowoczesny sposób daje nam większe zabezpieczenie dokumentów. Do e-teczki dostęp mają tylko osoby zajmujące się bezpośrednio dokumentami.
- zmniejszenie kosztów
W ogólnym rozrachunku prowadzenie e-teczek pracowniczych jest często tańsze niż prowadzenie tradycyjnej dokumentacji.
- oszczędność czasu
Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej zaoszczędza czas. W przypadku, gdy dział HR chce zajrzeć do jakiś dokumentów pracownika lub je uzupełnić, to nie musi wertować i przeszukiwać akt osobowych umieszczonych zazwyczaj w segregatorach czy teczkach wystarczy, że wprowadzi w systemie imię i nazwisko pracownika.
- automatyzacja zadań
Pracownicy kadr mogą usprawnić swoją pracę przy użyciu nowych technologii. Pomocna w tym jest automatyzacja, czyli proces zastosowania technologii i narzędzi do wykonywania zadań lub procesów w sposób samodzielny lub z zminimalizowanym udziałem człowieka. Jest to proces, w którym różnego rodzaju zadania, czynności lub operacje są wykonywane automatycznie, z wykorzystaniem systemów komputerowych, urządzeń mechanicznych, oprogramowania lub robotów.
Głównym celem automatyzacji jest zwiększenie efektywności, precyzji, dokładności i szybkości wykonywania zadań, jednocześnie zmniejszając koszty i minimalizując błędy wynikające z ludzkiej interwencji.
